Duda operativa unidad tramitadora

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logos
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Duda operativa unidad tramitadora

Mensaje por logos »

Hola,
a ver si me echáis una mano para despejar una duda que me ha asaltado respecto a la tramitación de solicitudes/procedimientos.

Cuando la solicitud entra por una sede basada en ACCEDA sabemos que el funcionario tramitador dispone dentro del sistema de todo lo necesario para cubrir el workflow completo de la solicitud/expediente (revisión, requerimientos, firmas, notificaciones, silencio, resoluciones etc.) sin necesidad de apoyarse en herramientas externas.

La duda me surge cuando no hay una herramienta de tramitación y la solicitud simplemente llega a una bandeja de entrada de la unidad tramitadora en el Registro/GEISER. Mi supuesto es que a partir de ahí el funcionario tramitador "perfecto" abre un expediente en INSIDE, gestiona la documentación asociada al expediente, genera los posibles asientos de salida hacía el interesado (requerimientos) en GEISER, los notifica vía el interfaz web de NOTIFICA, procesa las respuestas del interesado en forma de nuevos asientos de entrada en Registro/GEISER y, finalmente, procede a cerrar el expediente y archivarlo en ARCHIVE.

Me parece demasiado complejo para ser bueno :)

Un saludo

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Montijeño
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Re: Duda operativa unidad tramitadora

Mensaje por Montijeño »

Hola logos,

Ese trámite que propones (off-ACCEDA), entiendo que, como todo trámite, tendrá un procedimiento asociado, y en ese procedimiento estarán indicados los distintos actores y la forma de comunicarse con ellos. Quizá el caso más extremo (por contemplar tratamiento a todos los niveles) es el que expones, pero no creo (y te hablo desde el sentido común, no desde el conocimiento de causa) que todos los procedimientos requieran de todo ese flujo. Además, es probable que organismos que no cuenten con ACCEDA, sí lo hagan con algún SW propio adaptado a sus necesidades.

De todos modos, como te digo, te hablo desde el sentido común y no desde la experiencia. A ver si alguien "de dentro" arroja más luz...

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anai
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Re: Duda operativa unidad tramitadora

Mensaje por anai »

Hola:

Tal y como nos comentaron hay organismos que cuentan con sus sistemas de workfkow propios. Eso es lo que normalmente se debería utilizar si ya tenemos un sistema existente para realizar la tramitación de un procedimiento administrativo. Aún así en el examen no lo puedes saber a ciencia cierta pero puedes explicar tu suposición.

El uso común de ACCEDA es a partir de la creación de una nueva sede.

Un saludo

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al83
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Re: Duda operativa unidad tramitadora

Mensaje por al83 »

Buenas,
logos escribió:
13 Jul 2018, 23:32
La duda me surge cuando no hay una herramienta de tramitación y la solicitud simplemente llega a una bandeja de entrada de la unidad tramitadora en el Registro/GEISER. Mi supuesto es que a partir de ahí el funcionario tramitador "perfecto" abre un expediente en INSIDE, gestiona la documentación asociada al expediente, genera los posibles asientos de salida hacía el interesado (requerimientos) en GEISER, los notifica vía el interfaz web de NOTIFICA, procesa las respuestas del interesado en forma de nuevos asientos de entrada en Registro/GEISER y, finalmente, procede a cerrar el expediente y archivarlo en ARCHIVE.
Como bien dices, eso lo haría el funcionario tramitador "perfecto" que contase con todas esas herramientas. Mi experiencia desde dentro es que en el mundo real aún falta mucho para que la tramitación sea 100% electrónica.

En el organismo donde trabajo, hay unidades que no tinenen ningún sistema de tramitación electrónica, otros utilizan una aplicación de creación de expedientes electrónicos basada en Oracle Forms y algunas ya están funcionando con un nuevo sistema de tramitación que se ha desarrollado a medida y está en fase piloto.

Para las unidades no integradas en el nuevo sistema de tramitación, la forma de trabajo es la recepción de las entradas por GEISER y a partir de ahí, empieza su procedimiento interno de tramitación. Las que no tienen ningún sistema electrónico, trabajan en papel de forma interna. También hay mucha comunicación en papel entre unidades tramitadoras.

Hay que tener en cuenta que a GEISER puede llegar una solicitud 100% electrónica (que lleva la documentación adjunta en digital) o una solicitud "mixta", es decir, que el asiento registral te llega por GEISER pero la documentación adjunta te llega en papel. GEISER utiliza unos símbolos para indicar si la documentación relacionada con el asiento registral viene en digital o viene en papel (según el color de un símbolo de banderita que aparece junto al asiento).

Lógicamente en el registro del organismo, todo lo que presenta un ciudadano se digitaliza. Pero una vez dentro del organismo, hay unidades tramitadoras que siguen trabajando en papel.

El problema principal de algunos organismos es que las unidades tramitadoras han funcionado como islas, de manera que cada una ha organizado su tramitación como ha considerado oportuno. Ahora esto está cambiando gracias a la implantación de todos estos sistemas horizontales que ya conocemos, pero realmente falta muchísimo por hacer :mrgreen:

Por suerte hay otros muchos organismos que prácticamente funcionan 100% de forma electrónica.

logos
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Re: Duda operativa unidad tramitadora

Mensaje por logos »

Muchas gracias por tu respuesta al83, me aclara mucho el escenario.

Un saludo

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al83
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Re: Duda operativa unidad tramitadora

Mensaje por al83 »

logos escribió:
14 Jul 2018, 11:02
Muchas gracias por tu respuesta al83, me aclara mucho el escenario.

Un saludo
De nada! De todas formas de cara al examen supongo que tenemos que situarnos en un mundo más ideal y suponer que la tramitación interna va a ser electrónica.

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anai
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Re: Duda operativa unidad tramitadora

Mensaje por anai »

al83 escribió:
14 Jul 2018, 11:11
logos escribió:
14 Jul 2018, 11:02
Muchas gracias por tu respuesta al83, me aclara mucho el escenario.

Un saludo
De nada! De todas formas de cara al examen supongo que tenemos que situarnos en un mundo más ideal y suponer que la tramitación interna va a ser electrónica.
Si, mencionando además las leyes 39 y 40/2015. 😉

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