Índice de expediente electrónico

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pez
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Índice de expediente electrónico

Mensaje por pez »

Hola. Me preguntaba si el índice como tal existe, se guarda en algún sitio, y se mantiene y firma, o si solo tiene sentido en el momento que se envía el expediente a otro organismo o al ciudadano. Lo pregunto porque lo veo un poco artificial, de alguna forma el gestor de expedientes sabrá qué documentos contiene sin necesidad de tener este índice y tener que actualizarlo cada vez que se toca un documento. Quizás es una tontería lo que estoy preguntando...

JaimeA
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Re: Índice de expediente electrónico

Mensaje por JaimeA »

pez escribió:Hola. Me preguntaba si el índice como tal existe, se guarda en algún sitio, y se mantiene y firma, o si solo tiene sentido en el momento que se envía el expediente a otro organismo o al ciudadano. Lo pregunto porque lo veo un poco artificial, de alguna forma el gestor de expedientes sabrá qué documentos contiene sin necesidad de tener este índice y tener que actualizarlo cada vez que se toca un documento. Quizás es una tontería lo que estoy preguntando...
La NTI no te obliga a nada en cuanto a gestión interna. Ambas opciones son perfectamente válidas: lo único que cuenta es que el índice esté bien formado en el momento del intercambio, que es cuando hay que ser interoperable. Si quieres tener el índice siempre en tu gestor documental o prefieres formarlo justo antes da igual. Aunque estoy contigo, supongo que lo más eficiente sería crear el índice en el momento del envío, porque no te aporta nada en el gestor, especialmente si se trata de expedientes activos que pueden ser modificados.

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pez
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Re: Índice de expediente electrónico

Mensaje por pez »

Gracias! era lo que pensaba. Sobre todo teniendo en cuenta que cada vez que toquemos un documento vamos a tener que hacer su hash y tal, y total para nada...

faithless29a
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Re: Índice de expediente electrónico

Mensaje por faithless29a »

La NTI no te obliga a nada en cuanto a gestión interna. Ambas opciones son perfectamente válidas: lo único que cuenta es que el índice esté bien formado en el momento del intercambio, que es cuando hay que ser interoperable. Si quieres tener el índice siempre en tu gestor documental o prefieres formarlo justo antes da igual.
En mi opinión, al indicarse en la LAE que el foliado de los expedientes electrónicos se lleva a cabo mediante el uso de índice electrónico firmado, el uso de éste debe ser obligatorio para asegurar la integridad de los expedientes aunque estos pertenezcan a procedimientos no finalizados, no sólo porque un mismo documento electrónico puede formar parte de varios expedientes, si no también para detectar posibles omisiones (intencionadas o no), incorporación de documentos extemporáneos o fuera de plazo, etc., en la documentación original de los procedimientos.

ard
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Re: Índice de expediente electrónico

Mensaje por ard »

Generalmente, el índice electrónico se utiliza como comentan pez y JaimeA, en el momento de poner a disposición o remitir el expediente a otro organismo, al ciudadano o, si queremos, entre unidades del mismo organismo. El expediente por supuesto puede no estar finalizado, el índice se suele ver como una "foto" del mismo asociada a un instante determinado que garantiza su integridad y cómo estaba en ese momento.

Como dice JaimeA, la NTI no entra en la gestión interna de los expedientes ni en cómo se garanticen sus dimensiones de seguridad o eviten los posibles problemas que comenta faithless29a. En ese sentido, recrear el índice internamente cada vez que hay un cambio puede ser una forma, pero existirán otras en cada organización y algunas posiblemente más eficientes.

JaimeA
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Re: Índice de expediente electrónico

Mensaje por JaimeA »

faithless29a escribió:
La NTI no te obliga a nada en cuanto a gestión interna. Ambas opciones son perfectamente válidas: lo único que cuenta es que el índice esté bien formado en el momento del intercambio, que es cuando hay que ser interoperable. Si quieres tener el índice siempre en tu gestor documental o prefieres formarlo justo antes da igual.
En mi opinión, al indicarse en la LAE que el foliado de los expedientes electrónicos se lleva a cabo mediante el uso de índice electrónico firmado, el uso de éste debe ser obligatorio para asegurar la integridad de los expedientes aunque estos pertenezcan a procedimientos no finalizados, no sólo porque un mismo documento electrónico puede formar parte de varios expedientes, si no también para detectar posibles omisiones (intencionadas o no), incorporación de documentos extemporáneos o fuera de plazo, etc., en la documentación original de los procedimientos.
¿Pero seguro que el foliado tiene que estar presente todo el tiempo? No lo tengo claro... Aunque ahora que lo leo, la Guía de Aplicación de la NTI de Expediente Electrónico te da la razón en el apartado 4.3. Viene bastante bien explicado.

JaimeA
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Re: Índice de expediente electrónico

Mensaje por JaimeA »

ard escribió:Generalmente, el índice electrónico se utiliza como comentan pez y JaimeA, en el momento de poner a disposición o remitir el expediente a otro organismo, al ciudadano o, si queremos, entre unidades del mismo organismo. El expediente por supuesto puede no estar finalizado, el índice se suele ver como una "foto" del mismo asociada a un instante determinado que garantiza su integridad y cómo estaba en ese momento.

Como dice JaimeA, la NTI no entra en la gestión interna de los expedientes ni en cómo se garanticen sus dimensiones de seguridad o eviten los posibles problemas que comenta faithless29a. En ese sentido, recrear el índice internamente cada vez que hay un cambio puede ser una forma, pero existirán otras en cada organización y algunas posiblemente más eficientes.
Eso pensaba yo, sí... Pero es verdad que la NTI dice otra cosa cuando habla del ciclo de vida de los expedientes. Copio:

4.3.1. Fase de apertura
30. La fase de apertura o creación del expediente electrónico conllevaría, al menos, la realización de las siguientes acciones:
i. Creación del objeto administrativo digital ‘expediente’ que comprenderá el índice electrónico y los documentos electrónicos que vayan siendo incorporados al expediente de acuerdo con el procedimiento correspondiente.
ii. Creación del índice electrónico, según la implementación o el patrón que corresponda en función del tipo de expediente o procedimiento administrativo del que se trate.
iii. Inclusión en el índice de las referencias de cada uno de los documentos disponibles en el momento de la apertura, a los que se irán sumando otros de acuerdo con su progresiva captura en el sistema de gestión de documentos y su incorporación al expediente, en su caso, hasta completar lo establecido en el patrón correspondiente.
Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico 18
Como ya se ha mencionado, el índice electrónico siempre debe contener en cualquier caso la identificación sustancial, debidamente ordenada, de los documentos electrónicos que conforman el expediente y que se concretan en el siguiente punto.
iv. Asignación de metadatos mínimos obligatorios del expediente electrónico. En esta fase, se asignan los metadatos mínimos obligatorios que deben registrarse en el momento de la creación del expediente electrónico y que estarán presentes en cualquier proceso de intercambio. Los metadatos mínimos obligatorios del expediente se establecen en el apartado IV de la NTI que se describe en el punto 4.4.1 de esta guía.



4.3.2. Fase de tramitación
31. Durante la fase de tramitación tendrían lugar actuaciones administrativas relacionadas con el expediente. Estas actuaciones podrían tener como consecuencia:
i. Inclusión de nuevos documentos que se refleja a través de la inclusión de sus correspondientes referencias en el índice electrónico. En caso de utilización de patrones, la inclusión de los documentos se realizaría de acuerdo con lo establecido en el patrón correspondiente.
ii. Cambios de estado o de características particulares del expediente que pueden tener reflejo en los metadatos del expediente a nivel de procesos de gestión interna.
iii. Generación de sub-expedientes electrónicos objeto de intercambio generalmente provocados por solicitudes de remisión o puesta a disposición de un expediente, que, en cualquier caso sirven para dar fijeza al estado del expediente en un determinado momento, y que seguirán las pautas de formato y estructura para el intercambio definidas en el punto 4.5.1 de esta guía.
Estos sub-expedientes, sobre los que no debe realizarse ningún tipo de modificación, pueden contener parte o la totalidad del contenido del expediente a partir del cual se genera, el cual continúa evolucionando conforme a su tramitación.
El índice de dichos sub-expedientes permite mantener el estado y documentos incluidos en el expediente original del que proceden en el momento de su generación, y de esta forma, se puede obtener y conservar las características, contenido y estado de un expediente en un momento del tiempo.
La descripción completa de las acciones a llevar a cabo en un servicio de remisión o puesta a disposición se detallan en el punto 4.5 de esta guía.

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pez
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Re: Índice de expediente electrónico

Mensaje por pez »

Precisamente fue a raiz de leer las guías, como apunta JaimeA, cuando me surgió la duda. Porque a mi modo de ver entran en contradicción en ese sentido. Si el indice es solo para enviar el expediente, ¿por qué voy a tener que estar actualizándolo a cada cambio? Q también entiendo que las guias ya dicen al principio q no son un modo de implementación, pero claro, es que tampoco dejan mucho a la imaginación...

JaimeA
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Re: Índice de expediente electrónico

Mensaje por JaimeA »

Bueno, la verdad es que no sé, parece contradictorio, pero si se ponen tiquismiquis, yo respondería que en tu gestión documental lo puedes hacer como te dé la gana, y para intercambiar es cuando usas el índice.

ard
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Re: Índice de expediente electrónico

Mensaje por ard »

Si, es verdad que las guías sugieren crear y mantener el índice y desde mi punto de vista son algo más "intrusivas" que la NTI porque son aspectos de la gestión interna que no afectan a la interoperabilidad en sí en cuanto que el expediente no sale del sistema. En la práctica no sé si algún Ministerio lo estará haciendo así y bueno, creo que se puede razonar ambas alternativas (la aplicación "estricta" de la guía o mantener el derecho de decidir cómo gestionar internamente los expedientes).

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