ard escribió:Generalmente, el índice electrónico se utiliza como comentan pez y JaimeA, en el momento de poner a disposición o remitir el expediente a otro organismo, al ciudadano o, si queremos, entre unidades del mismo organismo. El expediente por supuesto puede no estar finalizado, el índice se suele ver como una "foto" del mismo asociada a un instante determinado que garantiza su integridad y cómo estaba en ese momento.
Como dice JaimeA, la NTI no entra en la gestión interna de los expedientes ni en cómo se garanticen sus dimensiones de seguridad o eviten los posibles problemas que comenta faithless29a. En ese sentido, recrear el índice internamente cada vez que hay un cambio puede ser una forma, pero existirán otras en cada organización y algunas posiblemente más eficientes.
Eso pensaba yo, sí... Pero es verdad que la NTI dice otra cosa cuando habla del ciclo de vida de los expedientes. Copio:
4.3.1. Fase de apertura
30. La fase de apertura o creación del expediente electrónico conllevaría, al menos, la realización de las siguientes acciones:
i. Creación del objeto administrativo digital ‘expediente’ que comprenderá el índice electrónico y los documentos electrónicos que vayan siendo incorporados al expediente de acuerdo con el procedimiento correspondiente.
ii. Creación del índice electrónico, según la implementación o el patrón que corresponda en función del tipo de expediente o procedimiento administrativo del que se trate.
iii. Inclusión en el índice de las referencias de cada uno de los documentos disponibles en el momento de la apertura, a los que se irán sumando otros de acuerdo con su progresiva captura en el sistema de gestión de documentos y su incorporación al expediente, en su caso, hasta completar lo establecido en el patrón correspondiente.
Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico 18
Como ya se ha mencionado, el índice electrónico siempre debe contener en cualquier caso la identificación sustancial, debidamente ordenada, de los documentos electrónicos que conforman el expediente y que se concretan en el siguiente punto.
iv. Asignación de metadatos mínimos obligatorios del expediente electrónico. En esta fase, se asignan los metadatos mínimos obligatorios que deben registrarse en el momento de la creación del expediente electrónico y que estarán presentes en cualquier proceso de intercambio. Los metadatos mínimos obligatorios del expediente se establecen en el apartado IV de la NTI que se describe en el punto 4.4.1 de esta guía.
4.3.2. Fase de tramitación
31. Durante la fase de tramitación tendrían lugar actuaciones administrativas relacionadas con el expediente. Estas actuaciones podrían tener como consecuencia:
i. Inclusión de nuevos documentos que se refleja a través de la inclusión de sus correspondientes referencias en el índice electrónico. En caso de utilización de patrones, la inclusión de los documentos se realizaría de acuerdo con lo establecido en el patrón correspondiente.
ii. Cambios de estado o de características particulares del expediente que pueden tener reflejo en los metadatos del expediente a nivel de procesos de gestión interna.
iii. Generación de sub-expedientes electrónicos objeto de intercambio generalmente provocados por solicitudes de remisión o puesta a disposición de un expediente, que, en cualquier caso sirven para dar fijeza al estado del expediente en un determinado momento, y que seguirán las pautas de formato y estructura para el intercambio definidas en el punto 4.5.1 de esta guía.
Estos sub-expedientes, sobre los que no debe realizarse ningún tipo de modificación, pueden contener parte o la totalidad del contenido del expediente a partir del cual se genera, el cual continúa evolucionando conforme a su tramitación.
El índice de dichos sub-expedientes permite mantener el estado y documentos incluidos en el expediente original del que proceden en el momento de su generación, y de esta forma, se puede obtener y conservar las características, contenido y estado de un expediente en un momento del tiempo.
La descripción completa de las acciones a llevar a cabo en un servicio de remisión o puesta a disposición se detallan en el punto 4.5 de esta guía.